1. De Overeenkomst

Woorden met een hoofdletter hebben de betekenis weergegeven in Artikel 26 “Definities”.

Mondelinge of schriftelijke beloften of voorwaarden maken geen deel uit van deze Overeenkomst, die enkel bestaat uit het voormelde aanbod van de Klant en deze Algemene Voorwaarden. Elk amendement of aanpassing van deze Overeenkomst zal maar van toepassing zijn voor zover het schriftelijk werd overeenkomen en ondertekend werd door een vertegenwoordiger van beide Partijen met verwijzing naar deze Overeenkomst.

Elk niet-verbindend Voorstel dat ondertekend terug wordt gestuurd door de Klant zal een aanbod van laatstgenoemde vormen. Er is maar sprake van een Overeenkomst van zodra dit aanbod van de Klant door het Hotel of FLI Group BV (handelend in naam en voor rekening van het Hotel) werd ondertekend.

Deze Overeenkomst bevat het volledige akkoord tussen de Klant en het Hotel en zal alle documenten met betrekking tot het voorwerp van deze Overeenkomst die voordien werden uitgewisseld tussen de partijen, vervangen.

Op deze Overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van de Klant niet van toepassing.

​

2. Klachten

Iedere klacht met betrekking tot de door een Hotel ter beschikking gestelde accommodatie zal binnen één (1) maand na de check-out van de Gast schriftelijk door de Klant of de Gast worden overgemaakt aan het Hotel. Klachten die werden ontvangen na deze periode kunnen geen aanleiding geven tot enige compensatie, beëindiging of een andere claim van de Klant of de Gast.

​

3. Tarieven

Het Hotel of FLI Group BV (handelend in naam en voor rekening van het Hotel), is gerechtigd om de tarieven aan te passen gedurende de looptijd van de Overeenkomst in geval van wijzigen die worden opgelegd door een overheid, zoals bijvoorbeeld wijzigingen van de BTW of de toeristenbelasting.

 

4. Betaling

4.1 De betalingen zullen gebeuren in de munt die door het Hotel wordt aangegeven op de factuur, en is exclusief de kosten van het Hotel. Wisselbrieven en binnenlandse of buitenlandse cheques worden niet aanvaard als betaalmiddelen. Cash betalingen zullen maar worden aanvaard ten belope van de grenzen weergegeven in de antiwitwaswetgeving.

4.2 De Klant zal het Hotel op de hoogte brengen van de gebruikte betaalmiddelen op de boekingsdatum en van elke wijziging tijdens de duur van de Overeenkomst. Het Hotel behoudt zich het recht voor om eventuele extra kosten in verband met het gebruik van een nieuw betaalmiddel in rekening te brengen. Indien de Gast verantwoordelijk is voor de betaling, dient hij bij zijn vertrek de verschuldigde bedragen contant of met een kredietkaart te betalen aan de receptie van het Hotel. 

4.3 De Klant is de eindverantwoordelijke voor elk bedrag dat door een Gast verschuldigd is als gevolg van deze Overeenkomst. In het bijzonder zal het Hotel, indien een Gast zijn factuur niet of slechts gedeeltelijk betaalt, het recht hebben om de Klant te verzoeken het openstaande bedrag onmiddellijk te betalen en niet later dan dertig (30) kalenderdagen na de datum van uitgifte van de factuur aan de Gast.

4.4 Het Hotel behoudt zich het recht voor om aan de Klant een financiële waarborg te vragen (variabele waarborg, hoofdelijke waarborg of waarborg op eerste verzoek), zoals gespecificeerd in de Overeenkomst.

4.5 Indien het Hotel betaling op krediet heeft toegestaan, zullen de uitgaven worden gefactureerd overeenkomstig Artikel 5. Indien geen krediet werd toegestaan, zal de Klant verplicht zijn om alle kosten van de reservatie / het event te betalen op het ogenblik van de boeking, tenzij anders werd overeengekomen.

4.6 Alle uitgaven of facturen van het Hotel van minder dan €500.00 zullen onmiddellijk worden vereffend bij vertrek, tenzij anders werd overeengekomen.

4.7 Eventuele vragen en opmerkingen vormen geen reden om de betaling van de uitstaande bedragen uit te stellen, behalve in geval van ernstige wanprestatie van het Hotel.

4.8 Voor maaltijden en andere zaken die geen deel uitmaken van de overeengekomen tarieven kan geen vergoeding of terugbetaling worden bekomen.

 

5. Krediet

5.1 Mits toestemming van het Hotel, kunnen er kredietfaciliteiten worden verkregen. De kredietfaciliteiten moeten tenminste twee (2) weken vóór de eerste dag van de boeking of het event overeengekomen worden. Alle verschuldigde bedragen in het kader van een krediet zullen onmiddellijk na het vertrek van de Gast worden gefactureerd, tenzij een andere facturatiefrequentie werd overeengekomen.

5.2 Het Hotel behoudt zich het recht voor om voorafgaand aan het verstrekken van kredietfaciliteiten een controle van de kredietwaardigheid uit te voeren van de Klant of zich anderszins redelijkerwijs te vergewissen van de solvabiliteit van de Klant. Het Hotel kan een kredietfaciliteit te allen tijde intrekken en een eventueel openstaand saldo onmiddellijk opeisbaar maken, indien het daartoe een redelijke grond heeft. In geval van goedkeuring van het krediet worden de betalingstermijnen vastgesteld op dertig (30) dagen, tenzij in deze Overeenkomst anders is bepaald.

 

6. Vergoeding bij laattijdige betaling

Bij niet-betaling op de vastgestelde vervaldag zal er van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsinteresten aan 1% per maand in rekening worden gebracht, berekend op het totale factuurbedrag. De berekening van de verschuldigde interest wordt pro rata toegepast op de maandelijkse vergoeding.  Tevens wordt een bijkomende schadeclausule aangerekend aan 15% van het oorspronkelijke factuurbedrag met een minimum van 150 euro. Eventuele juridische kosten zijn voor rekening van de in gebreke blijvende Klant.

 

7. Geschillen omtrent de facturatie

Indien de Klant het te goeder trouw niet eens is met een geheel of gedeelte van de factuur, zal hij het Hotel hiervan onmiddellijk, en uiterlijk 5 Werkdagen na het verzenden van de factuur schriftelijk op de hoogte brengen. Elke factuur die niet in overeenstemming met dit artikel wordt betwist, wordt geacht door de Klant te zijn aanvaard. Partijen zullen te goeder trouw meewerken om een geschil omtrent een factuur zo snel als mogelijk in der minne op te lossen. Nadat partijen tot een akkoord zijn gekomen, zal de Klant het overeengekomen bedrag overeenkomstig de overeengekomen betalingsvoorwaarden voldoen.

 

8. Annuleringen

8.1 Indien de Klant een evenement of boeking van enkele of alle gereserveerde kamers wenst te annuleren, dan dient de Klant het Hotel hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De annulering is van kracht, definitief en bindend op het ogenblik van de Annuleringsdatum. Elke annulering die wordt ontvangen buiten de uren van 9.00 uur en 17.00 uur plaatselijke tijd, wordt geacht te zijn gedaan op de eerstvolgende Werkdag.

8.2 Indien de Klant een boeking geheel of gedeeltelijk annuleert, zal het Hotel de overeengekomen vergoeding aanrekenen.

8.3 Bovenop deze annuleringsvergoeding, moet de Klant het Hotel vergoeden voor alle uitgaven die het Hotel heeft gedaan met betrekking tot een geannuleerd evenement, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, alle kosten, belastingen of schadevergoedingen als gevolg van het feit dat het Hotel zelf overeenkomsten met derden heeft moeten beëindigen.

8.4 Het Hotel mag de annuleringsvergoedingen op elk ogenblik factureren aan de Klant. De Klant zal deze factuur op eerste verzoek betalen.

 

9. Beëindiging

9.1 Tenzij anders werd overeengekomen, mag het Hotel de Overeenkomst beëindigen, of schorsen tot op het ogenblik dat het probleem werd opgelost, indien:

• De boeking de reputatie van het Hotel of (enige andere vennootschap van) de FLI Group BV schaadt,

• Het Hotel kennisneemt van een verslechtering van de financiële situatie van de Klant in die mate dat het Hotel redelijkerwijze kan vrezen dat de Klant niet meer in staat zal zijn om diens belangrijkste verplichtingen onder deze Overeenkomst na te leven,

• De Klant nalaat om enige som die verschuldigd is te betalen (hetzij ten aanzien van het Hotel, hetzij ten aanzien van enige andere vennootschap van FLI Group BV), of

• Er zich een verandering van de controle over de Klant voordoet, binnen [léén (1)] maand na de verandering van de controle en met een opzegtermijn van [ldertig (30)] dagen.

9.2 Een beëindiging van de Overeenkomst overeenkomstig Artikel 9.1 doet geen afbreuk aan het recht van het Hotel om een annuleringsvergoeding aan te rekenen.

9.3 Onverminderd wat bepaald wordt in Artikel 27, heeft elke Partij het recht om deze Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen of op te schorten in geval van een overmachtssituatie die ervoor zorgt dat een partij zijn verplichtingen onder deze Overeenkomst gedurende meer dan [ldertig (30)] dagen nadat melding werd gemaakt van de overmachtssituatie, niet kan nakomen.

9.4 Het beëindigingsrecht vermeldt in Artikel 9.1 kan worden uitgeoefend zonder voorafgaandelijke tussenkomst van een rechter en zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn.

 

10. ​Overplaatsing

In geval van een uitzonderlijke gebeurtenis of een gebeurtenis die de werking van het Hotel onder normale omstandigheden verhindert, in het bijzonder natuurrampen, onvoorziene werken in het Hotel, waterschade, technische problemen, enz. die de goede dienstverlening aan de Klant in het geboekte Hotel verhinderen, behoudt het Hotel zich de mogelijkheid voor om de Gasten, zonder extra kosten voor de Klant, in een hotel van dezelfde categorie onder te brengen, waarbij de kosten die inherent zijn aan de transfer tussen de hotels ten laste van het Hotel blijven. Het Hotel kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige andere vergoeding.

 

11. Transfers

De in de Overeenkomst overeengekomen voorwaarden komen alleen de Klant ten goede. Tenzij anders vermeld in de Overeenkomst, zal de Klant geen van de overeengekomen voorwaarden overdragen aan andere Gasten of bedrijven, inclusief onderaannemers. De Klant blijft verantwoordelijk voor het volledige bedrag dat hem op grond van deze Overeenkomst in rekening wordt gebracht.

 

12. Aansprakelijkheid

12.1 Dit artikel 12 beschrijft de volledige aansprakelijkheid van het Hotel met betrekking tot elke inbreuk op de Overeenkomst en elke verklaring, garantie, onrechtmatige daad of nalatigheid, met inbegrip van nalatigheid die voortvloeit uit of verband houdt met de Overeenkomst.

12.2 Het Hotel is niet aansprakelijk, noch contractueel, noch op grond van onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), noch op andere wijze, voor enige indirecte schade, hoe dan ook ontstaan.

12.3 In geen geval zal de aansprakelijkheid van het Hotel voor enig verlies of schade, hetzij als gevolg van een contractuele wanprestatie, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid) of enige andere wijze, meer bedragen dan het totale bedrag dat door de Klant voor het evenement is betaald.

12.4 Het Hotel is niet aansprakelijk voor enige inbreuk op de Overeenkomst of voor enige vertraging of enig gebrek in de dienstverlening ten gevolge van oorzaken buiten zijn redelijke controle, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) oorlog, terrorisme, overmacht, brand, overstromingen, stakingen, vertragingen in het vervoer, gebrek aan dienstverlening of het uitblijven van de nodige informatie of toestemming van een overheid. De Klant zal in deze gevallen geen schadevergoeding kunnen eisen voor vertragingen of het niet leveren van diensten bij de uitvoering van deze Overeenkomst.

12.5 Niets in deze Overeenkomst zal de aansprakelijkheid van een Partij uitsluiten of beperken met betrekking tot overlijden of lichamelijk letsel of voor (directe) schade als gevolg van haar eigen grove of opzettelijke fout of frauduleuze voorstelling van zaken of die van haar werknemers.

12.6 Het Hotel aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor verlies of beschadiging van voertuigen die zich op de parkeerplaats bevinden. Het Hotel aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor verlies of schade aan enige zaak of uitrusting, geplaatst of achtergelaten in een van de ruimten van het Hotel, of het nu gaat om kamers, vergaderzalen, restaurant of een publieke ruimte.

12.7 Het Hotel is niet verantwoordelijk voor de diensten die door derden worden geleverd, noch voor de betaling van deze diensten.

12.8 Elk Hotel dat in deze Overeenkomst wordt vermeld, heeft een afzonderlijke Overeenkomst met de Klant gesloten en heeft dus ook zijn eigen verbintenissen ten opzichte van de Klant en de Gast onder deze Overeenkomst. Derhalve kan een Hotel niet aansprakelijk worden gesteld voor welke schade dan ook die uitsluitend door een ander Hotel wordt veroorzaakt in het kader van zijn (eigen en afzonderlijke) Overeenkomst met de Klant.

 

13. Verzekering

De Partijen dienen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst te allen tijde een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten bij een verzekeraar met goede reputatie voor een bedrag dat in lijn ligt met de geldende marktpraktijken voor hun respectieve activiteiten.

 

14. Schade

14.1 De Klant, zijn Gasten en zijn vertegenwoordigers zullen zich verantwoordelijk gedragen en zorg dragen voor alle ruimtes die door het Hotel ter beschikking worden gesteld. De Klant is jegens het Hotel aansprakelijk voor de schade die aan de toegewezen ruimten of aan het meubilair, de apparaten en de uitrusting daarvan of aan het Hotel in het algemeen wordt toegebracht door een handeling, een verzuim of een nalatigheid van de Klant of van een onderaannemer, een Gast of een klant van de Klant, en zal aan het Hotel op eerste verzoek het bedrag betalen dat nodig is om deze schade te vergoeden of te herstellen.

14.2 Indien een aan de Klant toegewezen slaapkamer of vergaderzaal in een onredelijke staat wordt achtergelaten, kunnen extra schoonmaakkosten in rekening worden gebracht, met een minimum van 150€.

 

15. Uitgaven

Tenzij anders werd overeengekomen, draagt elk van de Partijen haar eigen kosten, lasten en andere uitgaven van welke aard dan ook met betrekking tot de onderhandelingen over en de voorbereiding, de uitvoering en de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst.

 

16. Verklaringen

Iedere Partij verklaart, garandeert en verbindt zich ten aanzien van de andere Partij dat:

1. hij gemachtigd is om deze Overeenkomst aan te gaan en uit te voeren,

2. hij niet insolvabel is of onderworpen aan een beschermingsmaatregel, faillissement, liquidatie of een gelijkaardige procedure overeenkomstig het toepasselijke recht,

3. de uitvoering van deze Overeenkomst en de dienstverlening in dit verband geen schending inhoudt van een overeenkomst met derden en in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving, regels, richtlijnen, verordeningen of overheidsmaatregelen.

​

17. Afstand van recht

Wijzigingen en aanpassingen van de bepalingen van deze Overeenkomst geschieden uitsluitend schriftelijk en door middel van een door de Partijen ondertekend document. De Partijen erkennen dat de duur van alle in deze Overeenkomst vastgestelde termijnen is overeengekomen en dat de Partijen de gevolgen van het al dan niet naleven van deze termijnen aanvaarden, ook in die gevallen waarin de naleving of niet naleving ervan leidt tot het verlies van een recht. Onverminderd het voorgaande, kan het afzien door een Partij van een voorwaarde of recht of het afzien van het inroepen van een wanprestatie, voorwaarde of bepaling van deze Overeenkomst, niet beschouwd of geïnterpreteerd worden als een zich herhalende of voortdurende afstand van die voorwaarde of dat recht of van het recht om een wanprestatie, voorwaarde of bepaling van deze Overeenkomst in te roepen.

 

18. Veiligheid en gezondheid

18.1 De Klant (en zijn onderaannemers, Werknemers en Gasten) moet de richtlijnen van het Hotel volgen en de geldende wetgeving naleven met betrekking tot alle gezondheids- en veiligheidsaangelegenheden.

18.2 Om veiligheidsredenen kan het nodig zijn dat het Hotel de bezittingen en uitrusting van de Gasten of van andere leveranciers doorzoekt. De Klant verzekert de medewerking aan dergelijke doorzoekingen die worden uitgevoerd door het Hotel.

 

19. Intellectuele eigendom

19.1 De Klant kan het handelsmerk of intellectueel eigendomsrecht van het Hotel enkel gebruiken mits voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotel, en uitsluitend met het oog op promotie van de logiesdiensten die aan de Klant ter beschikking worden gesteld in het kader van deze Overeenkomst binnen de organisatie van de Klant.

19.2 De Klant mag geen samenwerkingsverbanden aangaan met het personeel, de klanten of de leveranciers van het Hotel, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotel.

 

20. Gegevensbescherming

Elke Partij erkent dat het boeken van verblijven of evenementen in het Hotel het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens (zoals gedefinieerd in de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming ("GDPR")) met betrekking tot de Gasten (de "Persoonsgegevens") impliceert. Het Hotel treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van de door haar verzamelde persoonsgegevens. Deze gegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de GDPR en met het gegevensbeschermingsbeleid van het Hotel dat aan de Klant werd meegedeeld en dat de Klant aan alle Gasten zal meedelen vooraleer hij een reservering maakt voor deze Gasten. Dit beleid is ook beschikbaar via de volgende link: https://www.fligroup.eu/privacy-policy-nl. Elke Partij garandeert dat de persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de GDPR.

 

21. Vertrouwelijkheid

De Partijen zullen deze Overeenkomst vertrouwelijk behandelen. Zij zullen het bestaan of de inhoud van deze Overeenkomst en alle informatie over de Partijen, de activiteiten, de klanten, de financiële resultaten, de ontwikkeling en de strategie (de "vertrouwelijke informatie") niet aan derden bekendmaken, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij;  of, indien vereist door de toepasselijke gerechtelijke, administratieve of overheidsorganen, na kennisgeving aan de andere Partij (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving) om de andere Partij de gelegenheid te geven deze bekendmaking of dit gebruik te herzien, te beperken of te voorkomen, en alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat de ontvangende persoon of entiteit de vertrouwelijke informatie vertrouwelijk houdt en de vertrouwelijke informatie niet gebruikt, behalve voor de doeleinden waarvoor de bekendmaking wordt gedaan.

Indien deze Overeenkomst wordt vernietigd of beëindigd, blijft dit artikel nadien gedurende een periode van vijf (5) jaar van kracht.

 

22. Corruptie, omkoping en ethiek

De Partijen verbinden zich ertoe om de meest stikte anti-omkoping- en -corruptieregels na te leven bij het uitoefenen van al hun activiteiten.

 

23. Toepasselijk recht

Deze Overeenkomst zal worden beheerst door het Belgische recht, met uitzondering van de bepalingen inzake internationaal privaatrecht.

 

24. Geschillen

Alle geschillen, van welke aard ook, vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank van Gent en enkel het Belgisch recht is van toepassing. Het wordt wel verstaan dat het geschil tussen de Klant en het betreffende Hotel wordt beslecht zonder dat FLI Group BV of de andere Hotels daarbij betrokken zijn, voor zover de Klant geen contractuele relatie met hen heeft. Indien een geschil voor een vrederechter moet worden gebracht, is de vrederechter van het derde kanton van Gent bevoegd. 

 

25. Communicatie

25.1 Elke kennisgeving of andere mededeling die op grond van deze Overeenkomst vereist of toegestaan is, zal schriftelijk of per e-mail worden gedaan aan de respectievelijke vertegenwoordigers van het Hotel of de Klant die in deze Overeenkomst worden vermeld.

25.2 Dergelijke kennisgeving of andere mededeling zal van kracht zijn op het ogenblik van daadwerkelijke ontvangst of drie Werkdagen na de verzending van de kennisgeving, welk moment zich als eerste voordoet.

 

26. Definities

26.1 Onder "Klant" wordt verstaan de persoon, firma of onderneming die verantwoordelijk is voor de afname en de betaling van de door het Hotel geleverde diensten.

26.2 “Overeenkomst” betekent de schriftelijke overeenkomst tussen het Hotel en de Klant voor een specifieke boeking of reeks van boekingen. Met dien verstande dat elk Hotel afzonderlijk gebonden is door de Overeenkomst (dus niet hoofdelijk en ondeelbaar).

26.3 “Gast” betekent de persoon die gebruik maakt van de diensten van het Hotel (met inbegrip van de accommodatie, de vergaderruimte) onder de met de Klant overeengekomen voorwaarden.

26.4 “Annuleringsdatum” betekent de Werkdag waarop het Hotel een schriftelijke kennisgeving van annulering ontvangt.

26.5 “Werkdag” betekent maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van de wettelijke feestdagen in België.

26.6 “Werknemer” betekent iedere persoon die gebonden is aan een arbeidsovereenkomst met de Klant.

26.7 “Hotel” betekent de hotels vermeld in het Voorstel.

26.8 “Voorstel” betekent het niet-bindend contractvoorstel van het Hotel, of de FLI Group BV in naam en voor rekening van een Hotel.

 

27. COVID-19

Onverminderd Artikel 9.3, indien de Belgische regering een reisverbod of andere beperking oplegt die effect ressorteert op het Belgische grondgebied als gevolg van Covid-19, en zulke beperking of verbod tot gevolg heeft dat het Hotel de boeking redelijkerwijze niet kan uitvoeren zoals overeengekomen, zal het Hotel samen met de Klant of organisatoren van het evenement overleggen om een andere geschikte datum of data vinden om het evenement te laten plaatsvinden, onder voorbehoud van beschikbaarheid en (indien van toepassing) heronderhandeling van het tarief.

Indien de gewenste alternatieve data niet beschikbaar zijn, dan zal het Hotel het evenement kosteloos annuleren en alle betaalde voorschotten terugbetalen.

Indien het reisverbod opgelegd door de Belgische overheid of enige andere beperking op het Belgische grondgebied ten gevolge van Covid-19 niet verhinderen dat de reservatie door het Hotel wordt uitgevoerd zoals overeengekomen, kunnen de Partijen de Overeenkomst alsnog uitvoeren en blijft de Klant verplicht zijn betalingsverplichtingen na te komen (zelfs indien het voor de Klant (of zijn Gasten) niet mogelijk is om het Hotel te bezoeken). Het voorgaande doet geen afbreuk aan enig (gratis) annuleringsrecht dat door het Hotel aan de Klant zou worden toegekend krachtens de Overeenkomst.

​

28. Deelbaarheid

Indien een of meer bepalingen van deze Overeenkomst ongeldig, onwettig, nietig of om enige andere reden niet afdwingbaar zijn, zal dit geen invloed hebben op de geldigheid en afdwingbaarheid van deze Overeenkomst. In dit geval zullen de partijen of, bij gebrek aan een overeenkomst tussen de partijen, de rechtbank, een dergelijke bepaling vervangen door een wettelijke, geldige en afdwingbare bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van de partijen met de nietige, ongeldige of niet-afdwingbare bepaling.

 

​