1. Le Contrat

Les mots en majuscules ont la signification indiquée à l'article 26 « Définitions ».

Les promesses ou conditions verbales ou écrites ne font pas partie du présent Contrat, qui se compose uniquement de l'offre susmentionnée du Client et des présentes Conditions générales. Tout amendement ou adaptation du présent Contrat ne s'applique que dans la mesure où il a été convenu par écrit et signé par un représentant des deux Parties en référence au présent Contrat.

Toute Proposition non contraignante signée et retournée par le Client constitue une offre de ce dernier. Il n'y a de Contrat qu'une fois que cette offre du Client a été signée par l'Hôtel ou par FLI Group BV (agissant au nom et pour le compte de l'Hôtel).

Le présent Contrat contient l'intégralité de l’accord entre le Client et l'Hôtel et remplace tous les documents relatifs à l'objet du présent Contrat précédemment échangés entre les Parties.

Les Conditions générales du Client ne s'appliquent pas au présent Contrat.

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2. Plaintes

Toute réclamation concernant les hébergements mis à disposition par un Hôtel doit être soumise à l'Hôtel par écrit par le Client ou le Pensionnaire dans un délai d'un (1) mois après le départ du Pensionnaire. Les plaintes reçues après cette période ne donneront lieu à aucune compensation, résiliation ou autre réclamation de la part du Client ou du Pensionnaire.

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3. Tarifs

L'Hôtel ou FLI Group BV (agissant au nom et pour le compte de l'Hôtel), a le droit d'ajuster les taux pendant la durée de la convention en cas de changements imposés par les autorités publiques, y compris, mais sans s'y limiter, en ce qui concerne la TVA et la taxe de séjour.

 

4. Paiement

4.1 Les paiements sont effectués dans la monnaie indiquée par l'Hôtel sur la facture, et ne comprennent pas les frais de l'Hôtel. Les lettres de change et les chèques nationaux ou étrangers ne sont pas acceptés comme moyens de paiement. Les paiements en espèces ne seront acceptés que dans les limites indiquées dans la législation anti-blanchiment.

4.2 Le Client doit informer l'Hôtel des moyens de paiement utilisés à la date de réservation et de tout changement à cet égard pendant la durée du Contrat. L'Hôtel se réserve le droit de facturer tout coût supplémentaire lié à l'utilisation d'un nouveau moyen de paiement. Si le Pensionnaire est responsable du paiement, il devra régler les montants dus en espèces ou par carte de crédit à la réception de l'Hôtel lors de son départ.

4.3 Le Client est responsable en dernier ressort de toute somme due par un Pensionnaire en raison du présent Contrat. En particulier, si un Pensionnaire ne paie pas sa facture ou n'en règle qu'une partie, l'Hôtel est en droit de requérir du Client qu’il règle le montant dû immédiatement et au plus tard trente (30) jours civils après la date d'émission de la facture au Client.

4.4 L'Hôtel se réserve le droit de demander au Client une garantie financière (garantie variable, garantie solidaire ou garantie à première demande), comme spécifié dans le Contrat.

4.5 Si l'Hôtel a accordé un crédit, les frais sont facturés conformément à l'article 5. Si aucun crédit n'a été accordé, le Client est tenu de payer tous les frais de la réservation / de l'événement au moment de la réservation, sauf convention contraire.

4.6 Toutes les dépenses ou factures de l'Hôtel inférieures à 500,00 € doivent être réglées immédiatement au moment du départ, sauf convention contraire.

4.7 Les questions et remarques éventuelles ne constituent pas un motif de report du paiement des montants dus, sauf en cas de manquement grave au Contrat par l'Hôtel.

4.8 Aucune compensation ou remboursement ne peut être obtenu pour les repas et autres articles qui ne font pas partie des tarifs convenus.

 

5. Crédit

5.1 Sous réserve de l'accord de l'Hôtel, des facilités de crédit peuvent être obtenues. Les facilités de crédit doivent être convenues au moins deux (2) semaines avant le premier jour de la réservation ou de l'événement. Tous les montants dus au titre d'une facilité de crédit sont facturés immédiatement après le départ du Pensionnaire, à moins qu'une autre fréquence de facturation n'ait été convenue.

5.2 L'Hôtel se réserve le droit de vérifier la solvabilité du Client avant d'accorder des crédits ou de s'assurer de manière raisonnable de sa solvabilité. L'Hôtel peut retirer une facilité de crédit à tout moment et rendre immédiatement exigible tout solde restant dû, s'il a des motifs raisonnables de le faire. En cas d'approbation du crédit, les délais de paiement sont fixés à trente (30) jours, sauf disposition contraire du présent Contrat.

 

6. Indemnisation pour retard de paiement

En cas de non-paiement à la date d'échéance, le montant de la facture sera majoré de plein droit et sans mise en demeure par des intérêts de retard mensuels (calculés à hauteur de 1% du montant de la facture TTC). Le montant sera calculé avec un prorata journalier à compter de la date d'échéance. Une indemnité de 15% du montant de la facture TTC sera aussi ajoutée, avec un minimum de 150 euros.

Tous les frais de justice et d'exécution éventuels seront à charge du Client défaillant.

 

7. Litiges concernant la facturation

Si le Client est en désaccord de bonne foi avec tout ou partie d’une facture, il en informera l'Hôtel par écrit immédiatement, et au plus tard 5 jours ouvrables après l'envoi de la facture. Toute facture qui n'est pas contestée conformément au présent article est réputée avoir été acceptée par le Client. Les Parties coopèreront de bonne foi pour résoudre tout litige concernant une facture à l'amiable dans les meilleurs délais. Une fois que les Parties seront parvenues à un accord, le Client devra payer le montant convenu conformément aux conditions de paiement convenues.

 

8. Annulations

8.1 Si le Client souhaite annuler un événement ou la réservation de tout ou partie des chambres réservées, il doit en informer l'Hôtel par écrit. L'annulation est effective, définitive et contraignante au moment de la Date d'annulation. Toute annulation reçue en dehors des heures de 9 : 00 h à 17 : 00 h, heure locale, est réputée avoir été faite le Jour ouvrable suivant.

8.2 Si le Client annule une réservation en tout ou en partie, l'Hôtel lui facturera l’indemnité convenue.

8.3 En plus de cette indemnité d'annulation, le Client devra rembourser à l'Hôtel tous les frais engagés par l'Hôtel en relation avec l’événement annulé, y compris, mais sans s'y limiter, tous les frais, taxes ou dommages résultant du fait que l'Hôtel a dû lui-même résilier des contrats avec des tiers.

8.4 L'Hôtel peut facturer les frais d'annulation au Client à tout moment. Le Client payera cette facture à première demande.

 

9. Résiliation

9.1 Sauf convention contraire, l'Hôtel peut résilier ou suspendre le Contrat jusqu'à ce que le problème soit résolu, si :

1. La réservation porte atteinte à la réputation de l'Hôtel ou (de toute autre société) de FLI Group BV,

2. L'Hôtel a connaissance d'une détérioration de la situation financière du Client à un point tel que l'Hôtel peut raisonnablement craindre que le Client ne soit plus en mesure de remplir ses principales obligations en vertu du présent Contrat,

3. Le Client ne paie pas toute somme due (qu'elle concerne l'Hôtel ou toute autre société de FLI Group BV), ou

4. Un changement de contrôle sur le Client se produit dans un délai de [ un (1)] mois après le changement de contrôle et avec un délai de préavis de [ trente (30)] jours.

9.2 La résiliation du Contrat conformément à l'article 9.1 n'affecte pas le droit de l'Hôtel de facturer des frais d'annulation.

9.3 Nonobstant les dispositions de l'article 27, chaque Partie a le droit de résilier ou de suspendre le présent Contrat immédiatement en cas d'événement de force majeure qui empêche une Partie d'exécuter ses obligations au titre du présent Contrat pendant plus de [trente (30)] jours après que l'événement de force majeure a été signalé.

9.4 Le droit de résiliation mentionné à l'article 9.1 peut être exercé sans intervention préalable d'un juge et sans qu'aucune indemnité ne soit due.

 

10. Changement d’hôtel

En cas d'événement exceptionnel ou d'événement empêchant le fonctionnement de l'Hôtel dans des circonstances normales, notamment les catastrophes naturelles, les travaux imprévus dans l'Hôtel, les dégâts des eaux, les problèmes techniques, etc. qui empêchent la bonne prestation des services au Client dans l'Hôtel réservé, l'Hôtel se réserve la possibilité d'héberger les Pensionnaires dans un hôtel de même catégorie, sans frais supplémentaires pour le Client, les frais inhérents au transfert entre hôtels restant à la charge de l'Hôtel. L'Hôtel ne peut toutefois être tenu responsable de toute autre compensation.

 

11. Transferts

Les termes et conditions convenus dans ce Contrat sont au seul bénéfice du Client. Sauf mention contraire dans le Contrat, le Client ne transférera aucune des conditions convenues à d'autres Pensionnaires ou sociétés, y compris les sous-traitants. Le Client reste responsable du montant total qui lui est facturé en vertu du présent Contrat.

 

12. Responsabilité

12.1 Le présent article 12 décrit l'entière responsabilité de l’Hôtel en ce qui concerne toute violation du Contrat et toute déclaration, garantie, délit ou négligence, y compris la négligence découlant du Contrat ou en rapport avec celui-ci.

12.2 L'Hôtel n'est pas responsable, ni contractuellement, ni en matière délictuelle (y compris la négligence), ni autrement, de toute perte ou de tout dommage indirect, quelle qu'en soit la cause.

12.3 En aucun cas, la responsabilité de l'Hôtel pour toute perte ou dommage, soit résultant d'une inexécution contractuelle, soit d'un autre acte fautif (y compris la négligence) ou de toute autre manière, ne peut dépasser le montant total payé par le Client pour les prestations de l’Hôtel.

12.4 L'Hôtel n'est pas responsable de toute violation du Contrat ou de tout retard ou manquement dû à des causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris (mais sans s'y limiter) la guerre, le terrorisme, les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, les grèves, les retards de transport, défaillance des services ou l'impossibilité d'obtenir les informations ou autorisations nécessaires d'une autorité publique. Dans ces cas, le Client ne pourra pas réclamer de compensation pour les retards ou le défaut d’exécution des prestations dans l'exécution du présent Contrat.

12.5 Aucune disposition du présent Contrat n'exclut ou ne limite la responsabilité d'une Partie en cas de décès ou de blessure corporelle ou de dommages (directs) résultant de sa propre faute grave ou intentionnelle ou de sa fraude ou de celle de ses employés.

12.6 L'Hôtel décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommages causés aux véhicules dans le parking. L'Hôtel décline pareillement toute responsabilité en cas de perte ou de dommage à tout bien ou équipement placé ou laissé dans l’un/une des chambres, salles de réunion, restaurant ou espace public de l'Hôtel.

12.7 L'Hôtel n'est pas responsable des services prestés par des tiers, ni du paiement de ces services.

12.8 Chaque Hôtel mentionné dans le présent Contrat a conclu un Contrat séparé avec le Client et a donc ses propres engagements envers le Client et le Pensionnaire en vertu du présent Contrat. Par conséquent, un Hôtel ne peut être tenu responsable de tout dommage causé exclusivement par un autre Hôtel dans le cadre de son propre contrat (distinct et exclusif) avec le Client.

 

13. Assurance

Les Parties souscrivent, à tout moment pendant la durée du présent Contrat, une assurance responsabilité auprès d'un assureur de bonne réputation pour un montant conforme aux pratiques actuelles du marché pour leurs activités respectives.

 

14. Dommage

14.1 Le Client, ses Pensionnaires et ses représentants se comporteront de manière responsable et prendront soin de toutes les chambres mises à disposition par l'Hôtel. Le Client sera responsable envers l'Hôtel de tout dommage causé aux chambres attribuées ou à leurs meubles, appareils et équipements ou à l'Hôtel en général par tout acte, omission ou négligence de la part du Client ou d'un sous-traitant, d'un Pensionnaire ou d'un client du Client, et payera à l'Hôtel, sur première demande, le montant nécessaire pour compenser ou réparer ce dommage.

14.2 Si une chambre ou une salle de réunion attribuée au Client est laissée dans un état déraisonnable, des frais de nettoyage supplémentaires peuvent être facturés, avec un minimum de 150 €.

 

15. Dépenses

Sauf convention contraire, chaque Partie prend en charge ses propres frais, charges et autres dépenses de quelque nature que ce soit, engagés en relation avec la négociation, la préparation, la mise en œuvre et l'exécution du présent Contrat.

 

16. Déclarations

Chaque Partie déclare, promet et garantit que :

1. elle est autorisée à conclure et à mettre en œuvre le présent Contrat,

2. elle n'est pas insolvable ou soumise à une mesure conservatoire, à une faillite, à une liquidation ou à une procédure similaire en vertu du droit applicable,

3. l'exécution du présent Contrat et la fourniture des services qui en découlent ne constituent pas une violation de tout contrat avec des tiers et sont conformes aux lois, règles, directives, règlements ou mesures gouvernementales applicables.

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17. Modifications

Les modifications et adaptations des dispositions du présent Contrat ne peuvent être apportées que par écrit et au moyen d'un document signé par les Parties. Les Parties reconnaissent que la durée de toutes les conditions énoncées dans le présent Contrat a été convenue entre les Parties et elles acceptent les conséquences du respect ou du non-respect de ces conditions, y compris dans les cas où le respect ou le non-respect entraîne la perte d'un droit. Sans préjudice de ce qui précède, la renonciation par une partie à une condition ou un droit, ou la renonciation au droit d'invoquer une violation, une condition ou une disposition du présent Contrat ne doit pas être considérée ou interprétée comme une renonciation future à cette condition ou ce droit ou au droit d’invoquer une violation, une condition ou une disposition de ce Contrat.

 

18. Santé et sécurité

18.1 Le Client (et ses sous-traitants, Employés et Pensionnaires) se doit de suivre les directives de l'Hôtel et de se conformer aux lois et règles applicables en matière de santé et de sécurité.

18.2 Pour des raisons de sécurité, il peut être nécessaire pour l'Hôtel de fouiller les possessions et équipements des Pensionnaires ou d'autres prestataires. Le Client assure sa coopération à ces recherches effectuées par l'Hôtel.

 

19. Propriété intellectuelle

19.1 Le Client ne peut utiliser les marques ou les autres droits de propriété intellectuelle de l'Hôtel qu'avec le consentement écrit préalable de l'Hôtel, et uniquement dans le but de promouvoir les services d'hébergement mis à sa disposition en vertu du présent Contrat au sein de son organisation.

19.2 Le Client ne peut conclure aucun partenariat avec le personnel, les clients ou les fournisseurs de l'Hôtel sans l'accord écrit préalable de l'Hôtel.

 

20. Protection des données

Chaque Partie reconnaît que la réservation de séjours ou d'événements auprès de l'Hôtel implique la collecte et le traitement de données personnelles (telles que définies dans le règlement général de l'UE sur la protection des données personnelles (« GDPR »)) relatives aux Pensionnaires (les « Données personnelles »). L'Hôtel est le responsable du traitement des Données personnelles qu'il collecte. Ces données seront traitées conformément au GDPR et à la politique de protection des données de l'Hôtel communiquée au Client, que ce dernier devra communiquer à tous les Pensionnaires avant d'effectuer une réservation pour ceux-ci. Cette politique est également disponible via le lien suivant : https://www.fligroup.eu/privacy-policy-fr . Chaque Partie garantit que les Données personnelles seront collectées, traitées et stockées conformément au GDPR.

 

21. Confidentialité

Les Parties traiteront le présent Contrat de manière confidentielle. Elles ne divulgueront pas à des tiers l'existence ou le contenu du présent Contrat ni aucune information sur les Parties, leurs activités, leurs clients, leurs résultats financiers, leur développement et leur stratégie (les « Informations confidentielles »), sauf avec le consentement écrit préalable de l'autre Partie ou, si les autorités judiciaires, administratives ou gouvernementales compétentes l'exigent, sur notification à l'autre Partie (dans la mesure où le droit applicable le permet) pour permettre à l'autre Partie d'examiner, de limiter ou d'empêcher cette divulgation ou cette utilisation, et de tout mettre en œuvre afin que la personne ou l'entité qui reçoit les Informations confidentielles les garde confidentielles et ne les utilise pas, sauf aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées.

Si le présent Contrat est résilié ou déclaré nul, le présent article restera en vigueur pendant une période de cinq (5) ans à compter de sa date d'entrée en vigueur.

 

22. Corruption, pots-de-vin et éthique

Les Parties s'engagent à respecter les règles les plus strictes en matière de lutte contre la corruption dans l'exercice de toutes leurs activités.

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23. Droit applicable

Le présent accord est régi par le droit belge, à l'exception des dispositions de droit international privé.

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24. Litiges

Tous les litiges, de quelque nature qu'ils soient, relèvent de la compétence des tribunaux de Gand et seul le droit belge sera applicable. Il est entendu que tout litige entre le Client et l'Hôtel sera réglé sans que FLI Group BV ou les autres Hôtels soient impliqués, dans la mesure où le Client n'a pas de relation contractuelle avec eux. Si un litige doit être porté devant un juge de paix, le juge de paix du troisième canton de Gand sera compétent.

 

25. Communication

25.1 Toute notification ou autre communication requise ou autorisée en vertu du présent Contrat doit être communiquée par écrit ou par courrier électronique aux représentants respectifs de l'Hôtel ou du Client mentionné dans le présent Contrat.

25.2 Cette notification ou autre communication aura effet dès sa réception effective ou trois jours ouvrables après l'envoi de la notification, en fonction de celle de ces éventualités qui se produira en premier lieu.

 

26. Définitions

26.1 Par « Client », il est entendu la personne, la société ou l'entreprise responsable de la prise en charge et du paiement des services fournis par l'Hôtel.

26.2 Le « Contrat » désigne l'accord écrit entre l'Hôtel et le Client pour une réservation spécifique ou une série de réservations. Il est entendu que chaque Hôtel est individuellement lié par le Contrat (c'est-à-dire de façon non solidaire et non indivisible).

26.3 Le « Pensionnaire » désigne la personne qui utilise les services de l'Hôtel (en ce compris les chambres et salles de réunion) dans les conditions convenues avec le Client.

26.4 La « Date d'annulation » désigne le Jour ouvrable au cours duquel l'Hôtel reçoit la notification écrite de l'annulation.

26.5 Par « Jour ouvrable », on entend les jours de la semaine du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés en Belgique.

26.6 L’« Employé » désigne toute personne liée par un contrat de travail avec le Client.

26.7 Par « Hôtel », on entend les hôtels mentionnés dans la Proposition.

26.8 La « Proposition » désigne la proposition de contrat non contraignante de l'Hôtel, ou de FLI Group BV au nom et pour le compte d'un Hôtel.

 

27. COVID-19

Sans préjudice de l'article 9.3, si les pouvoirs publics belges imposent une interdiction de voyage ou une autre restriction affectant le territoire belge en raison de la Covid-19, et que cette restriction ou interdiction a pour conséquence que l'Hôtel ne peut raisonnablement pas effectuer la réservation comme convenu, l'Hôtel consultera le Client ou les organisateurs de l'événement pour trouver une ou plusieurs autres dates appropriées pour la tenue de l'événement, sous réserve de disponibilité et (le cas échéant) de renégociation du tarif.

Si les autres dates souhaitées ne sont pas disponibles, l'Hôtel annulera l'événement sans frais et remboursera tous les acomptes versés.

Si l'interdiction de voyager imposée par les pouvoirs publics belges ou toute autre restriction sur le territoire belge en raison de la Covid-19 n'empêche que la réservation auprès de l'Hôtel soit exécutée comme convenu, les Parties pourront toujours exécuter le Contrat et le Client restera tenu de remplir ses obligations de paiement (même s'il n'est pas possible pour le Client (ou ses Pensionnaires) de visiter l'Hôtel). Ce qui précède est sans préjudice de tout droit d'annulation (gratuit) accordé par l'Hôtel au Client dans le cadre du Contrat.

 

28. Divisibilité

Si une ou plusieurs dispositions du présent Contrat venai(en)t à être considérées comme invalide(s), illégale(s), nulle(s) ou inapplicable(s) pour toute autre raison, la validité et l’applicabilité du présent Contrat n’en serait pas affectée. Dans ce cas, les Parties ou, en l'absence d'accord entre les Parties, le tribunal, remplaceront cette disposition par une disposition légale, valide et exécutoire qui soit aussi proche que possible de l'intention des parties au regard de la disposition invalide, illégale, nulle ou inapplicable.